De VvE (Vereniging van Eigenaars) voert het beheer over de gemeenschappelijke zaken en het behartigen van de gemeenschappelijke belangen van de eigenaren. Hierbij gaat het om het in stand houden en het onderhoud van het gebouw en de gemeenschappelijke ruimten.
Welke zaken gemeenschappelijk zijn, staat beschreven in de splitsingsakte/reglement.
De VvE is op 12 mei 1997 ontstaan bij notariële akte.
De leden van de VvE zijn de eigenaren van de appartementen. Eigenaren zijn van rechtswege automatisch lid van de VvE.
De bevoegdheden binnen de VvE zijn verdeeld over verschillende organen:
- de vergadering van eigenaars of algemene ledenvergadering (ALV)
- de voorzitter van de vergadering
- het VvE-bestuur
- commissies
- beheerders
De vergadering van eigenaars / algemene ledenvergadering (ALV)
De vergadering van eigenaars / ALV is niet alleen de bijeenkomst van eigenaren, maar vooral het hoogste besluitvormende orgaan in de VvE. De vergadering neemt bijna alle besluiten die in een VvE genomen kunnen worden.
Ook komen bijna alle bevoegdheden aan de vergadering van eigenaars toe.
Alleen de bevoegdheden die in de akte van splitsing/reglement expliciet aan andere organen, zoals het bestuur of de kascommissie, zijn toegekend, komen niet aan de vergadering toe.
De voorzitter van de vergadering
De voorzitter van de vergadering is degene die is belast met het in goede banen leiden van de vergadering van eigenaars. Hij geeft leiding aan de vergadering, zorgt ervoor dat mensen het woord krijgen en telt het aantal stemmen dat uitgebracht wordt.
De voorzitter van de vergadering kan tegelijkertijd lid van het bestuur zijn, maar dat hoeft niet per definitie zo te zijn.
Het VvE-bestuur
Het bestuur voert de besluiten van de vergadering van eigenaars uit. Het bestuur is daarnaast verantwoordelijk voor de administratie van de VvE, het opmaken van de jaarstukken, het opvragen van offertes en het tekenen van overeenkomsten.
Het bestuur van de VvE wordt gevormd door één of meer personen, te benoemen door de ALV. Indien er meer dan één bestuurder is, wordt één van hen tot voorzitter van het bestuur benoemd en wordt een secretaris en penningmeester (al dan niet één en dezelfde persoon) benoemd.
Het huidige bestuur bestaat uit Van 't Hof Rijnland Vastgoedmanagement.
Het bestuur is te bereiken via
Benoeming en ontslag van bestuurders
De bestuursleden worden door verkiezing door de vergadering benoemd uit diegenen die zich voor de functie verkiesbaar stellen. Het Bestuur is benoemd voor een bepaalde tijd waarbij geldt, dat een bestuurslid uiterlijk na 3 jaar zijn functie ter beschikking stelt. Bij de oproep voor de Vergadering van
Eigenaars wordt jaarlijks vermeld welke bestuursleden aftreden en worden leden gevraagd zich kandidaat te stellen voor een functie. Aftredende bestuursleden kunnen zich voor herverkiezing beschikbaar stellen.
Voorzitter van het bestuur, secretaris en penningmeester
Indien er meerdere bestuurders zijn, benoemen zij zelf uit hun midden een voorzitter, secretaris en penningmeester. De reglementen geven geen taakomschrijving, dus moet deze uit het algemeen taalgebruik afgeleid worden. De voorzitter is belast met het leiden van de bestuursvergaderingen en het in de gaten houden van de door de vergadering uitgezette lijnen, de penningmeester beheert de kas en de secretaris zorgt voor de communicatie naar buiten. De reglementen hebben het bij de taken en verantwoordelijkheden echter steeds over ‘het bestuur’ dus alle bestuurders, ongeacht hun functie, zijn bevoegd de taken uit te oefenen en/of aan te spreken als dit niet op de juiste manier is gedaan.
Taken van het bestuur
De taken van het bestuur zijn onder meer de volgende:
- beheren van de middelen van de VvE en het plaatsen hiervan op een bankrekening ten name van de VvE
- opstellen van de jaarstukken na afloop van het boekjaar
- vaststellen definitieve ledenbijdragen na goedkeuring exploitatierekening door vergadering van eigenaars
- opstellen begroting voor het nieuwe boekjaar
- afsluiten voorgeschreven verzekeringen
- zorg dragen voor het opnemen van een ‘appartementsclausule’ in de verzekeringsovereenkomsten
- beoordelen of toegang tot privé gedeelte t.b.v. werkzaamheden aan gemeenschappelijke zaken noodzakelijk is
- register aanleggen en houden van eigenaren en gebruikers
Commissies
Het bestuur kan besluiten tot het instellen van één of meer commissies. Deze commissies geven slechts advies aan het bestuur of aan de ALV. Zij kunnen niet zelfstandig besluiten nemen en de VvE hieraan binden of de ALV moet hen daartoe machtigen.
De belangrijkste commissie die de ALV benoemt is de kascommissie.
De kascommissie controleert de jaarstukken die door het bestuur zijn opgemaakt en brengt aan de vergadering van eigenaars advies uit over het al dan niet goedkeuren van deze stukken.
De VvE heeft naast de kascommisie ook een technische commissie (voor onderhoud aan het gebouw) en een groencommissie (voor tuinonderhoud).
Beheerders
De VvE beheerder is een externe partij die enkele taken van het bestuur over kan nemen. Wat de VvE beheerder precies doet is afhankelijk van de beheerovereenkomst.
Volgens de reglementen heeft de ALV de mogelijkheid een VvE beheerder te benoemen. Volgens het reglement voert de VvE beheerder, voor zover overeengekomen, de volgende taken uit voor de vereniging:
- incasseren van de inkomsten
- doen van de uitgaven
- bijhouden van de boekhouding
- verstrekken van specificaties aan bestuur of eigenaren
Op grond van de meeste reglementen heeft de vergadering de mogelijkheid tot het aangaan van overeenkomsten die afwijken van laatste opsomming of hier punten aan toevoegen, zoals technisch beheer.
De VvE heeft een technische beheerovereenkomst én een administratiee beheerovereenkomst gesloten met Van 't Hof Rijnland Vastgoedmanagement. Dit houdt in dat Van 't Hof Rijnland Vastgoedmanagement de VvE ondersteunt op het gebied van financieel-, administratief- en technische beheer.
Adres: J.L. van Rijweg 20, 2713 JA Zoetermeer
Telefoon: (079) 32 96 666
E-mail:
Internet: hof-rijnland.nl